Das kleine 1×1 der Dolmetscher-Anfrage
Was es zu berücksichtigen gilt, wenn Sie eine Dolmetscher Anfrage stellen.
Kennen Sie das auch, es ist Montag morgen, Sie sind extra einen Moment früher ins Büro gekommen, um die Woche durchzuplanen. Mit dem Kalender im Blick haben Sie gerade den letzten Termin eingetragen und sich überlegt, welcher Kollege sich um welche To Dos in welcher Priorität kümmert. Noch offene Fragen zu Projekten haben Sie im Blick. Sie sind also bestens vorbereitet.
Aber: Das Montagsmeeting beginnt damit, dass Sie zwei Krankmeldungen Ihrer KollegInnen aus dem Team bekommen und die komplette Woche ausfallen. Parallel meldet sich Ihr Partner, um Ihnen mitzuteilen, dass er am Abend wegen eines wichtigen Arbeitsessens doch nicht einkaufen und die Kinder abholen kann. Und dann ruft Ihnen der Kollege vom Nebentisch zu, dass er seinen Sohn von der Schule abholen müsse, weil er sich übergeben habe…
„Das kenne ich“, denken Sie jetzt. „Erst letzte Woche erging es mir mit Projekt xy genauso“, schießt es Ihnen in den Kopf. „Oje, und dann klingelt es am Telefon und jemand hat einen super dringenden Auftrag“ ahnen Sie.
Ganz genau. Der Anruf kommt. Und zu Ihrer großen Überraschung ist Ihr Gesprächspartner perfekt vorbereitet.
Der Termin, inkl. Datum Uhrzeit und Austragungsort ist klar.
Die Anzahl der Teilnehmer steht und es gibt sogar zu jedem einzelnen mitwirkendem Gast einen Steckbrief. Die Konzepte zu den inhaltlichen Themen werden schriftlich angekündigt und somit sind Sie in der Lage sehr gezielt und zeitnah das Projekt zu kalkulieren, das Dolmetscher Team anzufragen, die Technik zu buchen und das Detail-Timing aufzusetzen.
„Ein Geschenk des Himmels“, denn die Realität unseres Arbeitsalltags zeigt uns leider immer wieder, dass die oben beschriebene Situation leider die absolute Ausnahme ist.
Meist heißt es einfach nur:
„Wir brauchen Dolmetscher für eine Veranstaltung nächste Woche.“
Gerne nehmen wir Sie hier mit auf die Reise und erläutern, warum die Planung einer Dolmetscher-Leistung auf einem Kongress mehr Vorbereitungszeit bedarf. Was passiert bei BERTA hinter den Kulissen? Und welche Schritte und Informationen sind wichtig?
Hier das kleine 1×1 einer Dolmetscher-Anfrage:
- Anfrage an BERTA
Sie schreiben uns eine E-Mail an info@berta-interpreting.com oder füllen das Anfrage-Formular aus und geben uns all die Informationen zu der mehrsprachigen Veranstaltung, über die Sie in diesem Moment verfügen. Wir melden uns ASAP!
- Re-Briefing durch die Projektleitung
Um den Auftrag planen und den Kostenvoranschlag erstellen zu können, brauchen wir folgende Informationen:
- Ort und Datum der Veranstaltung: Dementsprechend werden Dolmetscher möglichst in der Umgebung gesucht.
- Art der Veranstaltung: Denn ein Zoom-Meeting ist nicht gleich eine Jahrestagung.
- Wer spricht und wer versteht welche Sprache: Die wichtigste aller Fragen! Aus dieser Basis werden wir feststellen, wie viele Kabinen und/oder wie viele Dolmetscher mit den erforderlichen Sprachkombinationen benötigt werden. Keiner darf in Stich gelassen werden!
- Technische Ausstattung der Location: Was steht schon zur Verfügung und was muss für den Tag noch vorbereitet werden?
Erst auf der Basis dieser Informationen sind wir in der Lage, ein maßgeschneidertes und realisierbares Angebot zu erstellen.
- Angebotserstellung
Wir finden das richtige Produkt für Sie und lassen Ihnen das entsprechende Angebot zukommen lassen.
- Personal- und Technik-Planung
Sobald Sie uns Ihr „Go!“ zum Angebot gegeben haben, erfolgt die Detailplanung. Je nachdem wo der Veranstaltungsort liegt, müssen evtl. Dolmetscher aus der ganzen Nation gebucht und organisiert werden. Daher fällt neben der Buchungsphase auch eine Reiseplanung an, so dass alle zur rechten Zeit am rechten Ort sind.
Und auch unsere lieben Techniker brauchen diese Zeit, um alles für den Termin vorbereitet und parat zu haben! Denn Je nach Veranstaltungsort muss wie erwähnt als weiterer wichtige Komponente die Technik stimmen. Bei Großveranstaltungen braucht es professionellen Dolmetscher-Kabinen, sowie einen Techniker, der die Leitungen live mit schaltet und dafür sorgt, dass die Teilnehmer die relevanten Sprachen „auf das Ohr“ bekommen.
- Vorbereitungsphase der Dolmetscher
Es gibt zwei wichtige Momente bei jedem Projekt. Die Vorbereitungsphase ist eine davon. Die Dolmetscher benötigen alle relevanten Informationen zu dem anstehenden Thema. Das kann die Rede, ein Skript, die Teilnehmerliste oder relevante Dokumente sein. Vergessen Sie nie: Der Dolmetscher dolmetscht nie aus dem Stand. Er muss sich in die zu dolmetschende Person hineinversetzten. Fachbegriffe und -hintergrunde lernen, mögliche Inhalte verstehen und prüfen, ob diese auch so in der anderen Sprache verständlich sind. Je nach Umfang der Themen sollten für die Vorbereitung zwischen 2 und 5 Arbeitstage eingeplant werden.
- Veranstaltungstag
Am Tag der Veranstaltung müssen die Rahmenbedingungen auf Basis der Technik gegeben sein und das Dolmetscher Team kann seine Arbeit tun. Je nach Sprachkombinationen der Veranstaltung werden unterschiedlich viele Kollegen benötigt.
Jetzt denken Sie vielleicht „Puh, ganz schön komplex“… Keine Panik! Wir helfen gerne!
Schreiben Sie uns an info@berta-interpreting.com oder nutzen Sie unser online Anfrageformular. Oder rufen Sie uns direkt an!
Wir lieben Menschen. Wir lieben Sprache. BERTA!
Schreibe einen Kommentar